Os gargalos operacionais costumam passar despercebidos até que a produtividade da empresa comece a cair de forma perceptível. De acordo com Rolando Bonaccorsi, líder em IA e ciência de dados aplicadas a negócios e operações, antes de qualquer decisão sobre automação, é preciso entender onde o fluxo de trabalho trava e por que isso acontece. Isso se dá porque, sem esse diagnóstico, a tecnologia acaba sendo aplicada sobre um problema que ainda não foi compreendido, o que aumenta o risco de investimentos mal direcionados. Pensando nisso, a seguir, veremos como identificar esses pontos de travamento.
Por que os gargalos operacionais aparecem antes da automação?
Já de início, Rolando Bonaccorsi indica que um processo trava quando existe dependência excessiva de uma única pessoa, sistema ou etapa manual. Esses pontos de estrangulamento raramente surgem de repente; eles se acumulam ao longo do tempo, conforme a empresa cresce e os processos deixam de ser revisados com regularidade. Isto posto, identificar esse acúmulo exige observar o fluxo completo, não apenas o resultado final entregue ao cliente.
Esse tipo de lentidão também aparece quando as equipes usam retrabalho como solução temporária para prazos apertados. Com o tempo, o improviso se torna rotina, e o gargalo passa a ser tratado como parte normal do processo, o que dificulta ainda mais sua identificação e correção.
Como mapear os processos internos antes de decidir pela automação?
Mapear um processo significa acompanhar cada etapa, desde a entrada de uma demanda até a entrega final. Conforme destaca Rolando Bonaccorsi, esse levantamento revela onde o tempo é perdido e quais etapas dependem de decisões manuais que poderiam ser simplificadas. Aliás, esse mapeamento deve ser feito antes de qualquer conversa sobre ferramentas, pois evita gastos com tecnologia que não ataca a causa real do problema enfrentado. Tendo isso em vista, entre as principais etapas desse processo, estão:
- Tempo de execução: medir quanto tempo cada etapa consome na prática, e não apenas o tempo estimado no papel;
- Pontos de decisão manual: identificar onde uma pessoa precisa aprovar ou revisar algo antes de o processo continuar;
- Retrabalho: mapear tarefas que são refeitas com frequência por erro ou falta de padronização entre equipes;
- Dependência de pessoas específicas: observar se o processo trava quando alguém está ausente do time.
Esse levantamento inicial já revela boa parte dos gargalos operacionais escondidos na rotina da empresa. A partir dele, fica mais claro se o problema está no processo, na comunicação entre equipes ou, de fato, na ausência de uma ferramenta adequada para sustentar o volume de trabalho atual.
A automação é sempre a solução certa?
Automatizar um processo mal desenhado apenas acelera o erro, não o elimina. A tecnologia funciona melhor quando aplicada sobre um fluxo já organizado, com etapas claras e responsabilidades bem definidas entre os envolvidos. Antes de automatizar, vale perguntar se o gargalo está na tarefa em si ou na forma como ela é executada no dia a dia.
Quando o processo é revisado antes da automação, o resultado tende a ser mais previsível, e o investimento em tecnologia rende mais para a empresa. Tal como frisa o diretor de operações da Vert Analytics, Rolando Bonaccorsi, isso não significa descartar a automação, mas posicioná-la como etapa final de um raciocínio que começa no diagnóstico cuidadoso dos processos internos.
O que muda na prática ao diagnosticar antes de automatizar?
Diagnosticar antes de automatizar evita que a empresa carregue seus problemas para dentro de um sistema mais rápido, mas igualmente falho. Assim sendo, o verdadeiro ganho de eficiência começa quando o processo é entendido a fundo, e a tecnologia entra apenas para sustentar o que já funciona bem. No final, esse cuidado transforma a automação em uma ferramenta de crescimento real, e não em um remendo caro para problemas antigos.